Структура декомпозиції робіт (англ. work breakdown structure, WBS) – це інструмент управління проєктом, який «розбиває» загальний обсяг робіт, необхідний для випуску продукту, послуги чи проєкту, на менші, більш керовані компоненти. WBS надає ієрархічне уявлення про обсяг проєкту, перетворюючи загальні стратегії та цілі на конкретні цілі, робочі процеси, фази та плани дій.
Декомпозиція проєктів у ІТ
Структуру декомпозиції робіт в управлінні проєктами використовують з кількох причин:
- визначення завдань проєкту, які складають критичний шлях;
- планування діяльності, яка включає базову лінію вимірювання ефективності (PMB);
- визначення кінцевих результатів;
- планування ресурсів, часових рамок та пріоритетів;
- отримання більш чіткого уявлення про ризики, з якими може зіткнутися проєкт під час його впровадження.
Кожна структура розподілу роботи складається з кількох частин:
- Базовий план (Project Baseline) або обсяг проєкту (scope statement), який включає план проєкту, опис і назву;
- Зацікавлені сторони проєкту (Project Stakeholder);
- Організований графік проєкту (Project Schedule);
- Результати проєкту та допоміжні підзавдання.
Різні типи структур декомпозиції робіт
Загальні візуальні методи, які використовують команди, включають часові шкали (діаграма Ганта), дошки Канбан і календарі.
Часові шкали (або діаграми Ганта)
Хронологічні шкали – чудові інструменти для яскравої візуалізації роботи. Вони також забезпечують і необхідну функціональність для WBS.
Канбан дошки
Дошки Kanban схожі на часові шкали, але відрізняються способом їх візуальної організації. Замість горизонтальної структури, вони розроблені так, щоб виглядати як дошки. Однією з найкращих переваг цього інструменту є можливість бачити деталі завдання наперед.
Календарі
Третій варіант створення WBS – це використання програмного забезпечення командного календаря. Хоча вони не так часто використовуються для розбивки структур, як попередні варіанти, проте є чудовим інструментом для візуалізації. Особливо зручні для великих проєктів для перемикання між переглядами дня, тижня та місяця.
Різні форми структури декомпозиції робіт
В управлінні проєктами існує три основні типи структур розподілу робіт:
Структура розподілу робіт на основі результатів
Метод розбиття всього проєкту на ієрархічні підзавдання.
Передбачає збереження основних областей обсягу проєкту у верхній частині дерева та розгалуження його на різні підзавдання та результати, які підтримують завершення обсягу проєкту. Цей тип WBS використовує кінцеві результати, а не фази для позначення завершення проєкту.
Такий тип структури розподілу робіт зустрічається найчастіше. Зазвичай він використовується для короткострокових проєктів із чітко визначеними результатами. Має кілька завдань, що виконуються паралельно одне одному, і вони не є передумовою для наступного завдання.
Структура розподілу роботи за фазами
Цей тип структури розподілу робіт поділяє проєкт на різні етапи, обмежені за часом, які містять певні пакети робіт. Поетапна структура розбивки робіт ставить кінцевий результат на перше місце та ділить проєкт на п’ять етапів управління проєктом – ініціювання, планування, виконання, контроль і закриття. Зазвичай використовується для довгострокових проєктів.
Структура розподілу роботи на основі відповідальності
Це тип структури розподілу роботи, де проєкт розподіляється та структурується на основі команд, які працюватимуть над проєктом. Наприклад, робота розподіляється між командами дизайнерів, розробників, маркетингу тощо.
Рівні структури розподілу робіт
Зазвичай виділяють 3 рівні, але кількість може залежати від проєкту.
Рівень 1: Мета проєкту
Це найпростіша частина проекту. Мета проєкту або батьківське завдання на першому рівні структури розподілу робіт.
Так, наприклад, якщо проєкт передбачає оновлення дизайну веб-сайту, перший рівень буде таким: оновлення дизайну.
Рівень 2: Залежності та завдання
Цей рівень включає підзавдання або залежності, які спрямовані на досягнення мети проєкту. Беручи до уваги наведений вище приклад, давайте розглянемо завдання, які потрібно буде виконати, щоб оновити дизайн продукту:
- Переробити правила бренду,
- Створити структуру зворотного зв'язку,
- Редизайн логотипу,
- Додати нову фотогалерею.
Тепер потрібно отримати більш детальний список і менші завдання, щоб мати змогу їх виконати. Це підводить нас до третього рівня структури розподілу роботи.
Рівень 3: Підзалежності
Це чіткі, дієві, вимірні завдання, які можуть бути визначені термінами та мають абсолютно визначені рамки. Це робить весь проєкт дуже зрозумілим для зацікавлених сторін.
- Переробити правила бренду
Фірмові кольори
Дизайн UX
- Створити структуру зворотного зв'язку
Заголовок
Структура форми
Мовні рекомендації
- Редизайн логотипу
Ескіз
Макети
Остаточний дизайн
- Додати нову фотогалерею
Фотосесія
Редагування фотографій
Остаточний вибір
Чому структура декомпозиції робіт є важливою?
Детальний огляд проєкту WBS пояснює роботу, яку має виконати кожен член команди. Без WBS велика ймовірність того, що команда не виконає вимоги, а також, ймовірно, що результати та, можливо, навіть увесь проєкт не досягнуть мети.
Ключові переваги структури розподілу робіт:
- Збільшує ясність щодо ролей і обов’язків
Оскільки WBS розмежовує завдання та призначає їх окремим особам, команда дізнається, хто відповідає за який аспект роботи та коли мають бути результати. Що ще важливіше, члени команди проєкту розуміють, як їхня робота сприяє досягненню кожного результату та, зрештою, цілей проєкту. Це підвищує мотивацію та залученість.
- Допомагає забезпечити належне та вчасне виконання завдань
WBS розбирає кінцеві результати до найнижчого рівня деталізації, що підвищує ймовірність того, що жодне завдання чи додаткові результати не будуть втрачені в процесі. Процес розподілу зменшує неоднозначність і плутанину навколо того, що повинен робити кожен член команди та коли їм потрібно завершити свою роботу.
- Вмикає відстеження активності
Оскільки WBS визначає, деталізує, планує та призначає кожне завдання для досягнення конкретної цілі, воно створює ідентифіковану базову лінію. Можливість відслідковувати дії порівняно з базовим сценарієм збільшує шанси на те, що проєкт просувається згідно з очікуваннями.
WBS є одним із найважливіших артефактів, які керівник повинен створити для досягнення основної мети створення проєкту.
