Послідовність дій для оцінки проєкту

Успішний проєкт починається з успішної оцінки. Щоб правильно спланувати роботу для реалізації проєкту, потрібно визначити терміни, витрати, масштаби, ризики тощо. Усі ці міркування є частиною процесу оцінки проєкту.

Поняття оцінки проєкту

Оцінка проєкту (Project Estimation) – це процес аналізу доступних даних для прогнозування часу, вартості та ресурсів, необхідних для завершення проєкту. Як правило, оцінка проєкту включає: обсяг робіт, часові рамки, бюджет і ризики.

Іншими словами, оцінка проєкту допомагає зрозуміти повні вимоги проєкту для максимально можливого точного передбачення, скільки часу він займатиме та скільки коштуватиме. Зазвичай оцінка проєкту виконується проджект-менеджером (Project manager, PM) у спільній роботі з тестувальником (QA Lead, QA Engineer). Однак загалом, допомога у створенні й уточненні оцінки – це задача усієї команди та будь-яких експертів у відповідній галузі. Чим більше обізнаних людей буде залучено, тим більша ймовірність того, що у результаті буде створено максимально реалістичну оцінку.

Пріоритети оцінки проєкту відрізняються між організаціями. Наприклад, компанії з надання послуг виконання проєктів для клієнтів можуть віддавати перевагу бюджету та прибутковості. Тоді як внутрішні проєкти в організаціях часто пріоритизуються відповідно до часових рамок і термінів. Важливість, яку надають цим факторам, може вплинути на підхід проджект-менеджера до планування.

Однак, незалежно від пріоритету, оцінка проєкту є важливою для встановлення очікувань, розподілу ресурсів та управління фінансами. Без належної оцінки проєкту організації ризикують вести неорганізований, збитковий бізнес з проєктами, що перевищують бюджет, відстають від графіка або не досягають своїх цілей. І навпаки, добре і максимально точно оцінені проєкти, швидше за все, будуть завершені вчасно та в рамках бюджету, що призведе до більшого успіху та прибутковості для організації.

Загалом виділяють шість ключових сфер проєкту, які вимагають оцінки:

1. Вартість

Вартість є першим із ключових обмежень в управлінні проєктами. Обмеження бюджету напряму впливає на абсолютну більшість елементів та етапів проєкту. Максимально точна оцінка витрат, що визначена на ранній стадії, дозволить більш гнучко та водночас впевнено реалізовувати проєкт на всіх стадіях.

2. Час

Час є ще одним із ключових обмежень проєкту. Оцінка, як загальної тривалості проєкту, так і часу виконання окремих завдань є життєво важливою для планування проєкту. Оцінка часу дає змогу максимально ефективно організувати доступність людей і ресурсів, коли вони потрібні. 

3. Обсяг

Обсяг є третім ключовим обмеженням проєкту. Обсяг проєкту – це загальне розуміння зацікавленими сторонами того, що входить до проєкту, і факторів, які визначають його успіх. Обсяг проєкту складається з функціональних можливостей або специфікацій, викладених у його вимогах. 

Три вищеназваних ключових обмеження часто називають трьома сторонами трикутника. Це пояснюється тим, що будь-які зміни, внесені до одного обмеження, неминуче вплинуть на два інших. 

4. Ризики

Ризики проєкту – це несподівана подія, яка може вплинути на роботу як на краще, так і на гірше. Оцінка ризиків передбачає прогнозування того, які події можуть статися протягом життєвого циклу проєкту та наскільки серйозно вони можуть вплинути на нього. 

5. Ресурси

Ресурси проєкту – це активи, необхідні для виконання проєкту. Ресурсами можуть бути інструменти, люди, матеріали, субпідрядники, програмне забезпечення тощо. Керування ресурсами допомагає планувати та використовувати їх якомога ефективніше.

6. Якість

Якість зосереджується на тому, наскільки якісно виконані результати проєкту. Продукти, які мають відповідати суворим нормам якості, наприклад, екологічним обмеженням, можуть потребувати більше грошей, часу та інших ресурсів, ніж продукт із вимогами нижчого рівня.

Що потрібно виконати для оцінки проєкту?

Крок 1. Декомпозиція.

Потрібно розділити проєкт на менші субпроєкти – модулі. Модулі поділяються на підмодулі. Кожен підмодуль додатково розділений на функціональності. Тобто, необхідно розділити всі завдання проєкту на найменші завдання. Мета декомпозиції – створити максимально детальні задачі.

Крок 2. Розподіл завдань між членами команди.

На цьому етапі кожне завдання призначається відповідному члену команди проєкту. Важливо брати до уваги досвід, знання та сферу компетенцій кожного зі співробітників, використовуючи їх ресурси максимально ефективно. 

Іноді керівники проєктів надто зосереджуються на цифрах і недостатньо на людях. Але чим більше відомо про чиюсь роботу, тим легше її спланувати та оцінити. Краще розуміння команди та співпраця з нею допоможуть наблизитися до бюджету проєкту. Чітке розуміння того, що насправді робить кожен член команди щодня, може допомогти покращити робочі процеси та досягти максимальної ефективності. Тому розподіл завдань між спеціалістами повинен базуватися на ґрунтовному попередньому аналізі та повному розумінні сильних і слабких сторін команди проєкту, їх умінь, навичок, ступені завантаженості тощо.

Крок 3. Оцінка завдань.

Необхідно дати оцінку кожному з визначених завдань з позицій тривалості та вартості. Найкраще – оцінити кожну з найдрібніших виділених у попередньому етапі задач, визначивши необхідні для неї часові та фінансові ресурси. Детальніше про методи оцінки можна ознайомитись у статті.

Після цього слід виділити окремо резерв часу та фінансів для покриття можливих ризиків (незапланованих подій, які здатні збільшити тривалість та вартість проєкту), також відомих як “відомі невідомі”. Значення визначається на основі методів управління ризиками (якісний ризик-аналіз). Також, необхідно закласти управлінський резерв на ризики, які неможливо передбачити (“невідомі невідомі”). Зазвичай виділяється від 5 до 15% вартості від загального бюджету проєкту. Детальніше про ризики та їх оцінку тут.

Нарешті, слід підсумувати усі визначені оцінки та отримати загальний результат для проєкту.

Крок 4. Підтвердження оцінки.

Після створення загального естімейту для всіх завдань потрібно узгодити оцінку з керівництвом, яке може виступати у ролі стейкхолдера, проджект-менеджера, самого замовника, генерального директора тощо.

Менеджмент має розглянути та погодити створений план оцінки. Або ж не погодитися із вказаними даними, – у такому випадку матиме місце додатковий перегляд, аналіз та обґрунтування вказаних даних естімейту та фінальне затвердження прийнятних значень.

Оцінка проєкту завжди є цікавим та унікальним процесом для кожного нового проєкту. Процес оцінки вимагає знань, умінь, гнучкості та досвіду для найбільш реалістичних результатів. Однак загальний підхід до процесу є універсальним та застосовуваним для переважної більшості проєктів, а описаний алгоритм стане у нагоді кожному, хто матиме необхідність дати оцінку.